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ASSISTANTE D'ÉQUIPE (H/F)

13/02/2018
11
27H / 4/5ème
28 à 35K€ (base temps plein)

Description de la société qui recrute :

À la recherche d'un emploi en CDD, CDI ou en intérim ?

Spécialisée dans le recrutement Tertiaire, IT et Ingénierie, GITEC c'est avant tout une entreprise à taille humaine, avec six agences, six équipes, qui s'appuient sur la proximité, l'écoute et la réactivité.

Nous recrutons pour une société située à Paris 11ème UNE ASSISTANTE D'ÉQUIPE (H/F) pour un poste en 4/5ème qui aura les missions suivantes à réaliser :

Description du poste :

L'assistant(e) de département assure la fonction de correspondant(e) de gestion au sein du département et assiste le chef de département dans l'ensemble des tâches de gestion liées à la vie du département et en lien avec les équipes de soutien (ressources humaines, comptabilité, services généraux…).
Pour mener à bien sa mission, ses tâches seront reparties en plusieurs pôles d'activités.

Gestion du budget / comptabilité analytique :
• Gérer le budget du département tout au long de l'année : réaliser des demandes d'achat et leur suivi, vérifier la disponibilité et la conformité des imputations pour toutes les demandes du département, traiter les factures, analyser les excédents ou les déficits, proposer des actions correctives (virements…), suivre l'exécution budgétaire (banalisation, points d'étape avec les différents pôles et le chef de département) et les éventuels reports d'engagement,
• Aider à la préparation du budget du département pour l'année suivante (dépenses et recettes) et sa clôture en fin d'année,
• Classer les documents administratifs (marchés, contrats, convention…) et assurer le suivi administratif des contrats et conventions du département (et en particulier suivi des échéances),

Gestion des abonnements presse du département :
• Réceptionner et assurer la diffusion et la circulation des périodiques du centre de Paris,
• Assurer le suivi du portefeuille d'abonnements presse du centre de Paris,
• Gérer les relations avec les prestataires, l'agence d'abonnements et supports de presse,

Gestion du personnel :
• Participer à la gestion administrative du temps de travail : tenir les plannings de présence et absence,
• Compléter les demandes de déplacement professionnel (imputation budgétaire), corriger les anomalies de badgeage, régulariser les demandes d'absence tardive,
• Compiler les demandes de formation pour le programme annuel de formation du département,

Activités transverses du département :
• Gérer les fournitures du département (état des stocks, approvisionnement, demande d'achat…),
• Organiser les réunions/séminaires de département,

Assistanat du chef de département :
• Saisir le courrier,
• Gérer l'accueil téléphonique,
• Réaliser le classement et l'archivage (physique ou dématérialisé),
• Préparer les réunions.

Qualifications requises :

Maîtrise et goût des chiffres indispensable
Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire

BAC +2

Le poste a été pourvu

Profil de la Société

40 BIS RUE FBG POISSONNIERE
PARIS
75010
Accueilformation
S38 Ergalis

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Accès candidat

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